5.1 Naleving van de wettelijke verplichtingen
Als verzekeringsmakelaar is Zakenkantoor Van Haecke
onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen waardoor
ze talrijke gegevens moet verwerken om al haar wettelijke en
reglementaire verplichtingen na te komen.
Zo verwerkt Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens voor de naleving van de regelgeving
betreffende:
- de beoordeling van de risico’s bij het sluiten van een verzekeringscontract;
- de controles met betrekking tot de toekenning en het beheer
van een hypothecair krediet;
- het voeren en beheren van de boekhouding en fiscaliteit in
verband met de verschillende door Zakenkantoor Van Haecke aangeboden diensten;
- het toezicht op de financiële sector;
- de strijd tegen het witwassen van geld en de handel met
voorkennis;
- de strijd tegen het terrorisme;
- embargo’s en de bevriezing van tegoeden;
- slapende verzekeringscontracten;
- de verplichtingen inzake de controle en audit van verzekeringen
herverzekeringsondernemingen.
Deze lijst is niet exhaustief en kan nog veranderen.
Overeenkomstig deze wettelijke verplichtingen is het mogelijk
dat Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens aan overheidsinstanties moet meedelen
of ze met derden delen (zie hieronder, hoofdstuk 6).
5.2 Uitvoering van het contract
Vóór het sluiten van een contract verwerkt Zakenkantoor Van Haecke een aantal van
uw gegevens om met name:
- uw aanvraag te kunnen opvolgen;
- de verzekerde risico’s of terugbetalingscapaciteit te beoordelen,
en over te gaan tot de nodige controles met het oog op het
eventueel sluiten van een verzekeringscontract of hypothecair
krediet;
- de voorwaarden te bepalen waaronder het verzekeringscontract
of hypothecair krediet kan worden gesloten.
Wanneer een contract met Zakenkantoor Van Haecke wordt gesloten, verwerkt Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens met het oog op een goede uitvoering van dit contract
en met name:
- het beheer van de verzekeringscontracten en hypothecaire
kredietdossiers;
- het beheer en de follow-up van de geleverde producten en
diensten krachtens de verzekeringscontracten of hypothecaire
kredieten;
- de follow-up van de verschuldigde premies en de goede uitvoering
van het contract;
- het beheer van de schadedossiers waaronder de bijstand,
rechtsbijstand en in voorkomend geval de schadeloosstelling;
- het beheer van eventuele juridische geschillen in het kader van
een schade- of premiegeschildossier en andere verschuldigde
betaling;
- het beheer van de relatie met u;
- het voorkomen van het risico op frauduleuze activiteiten of
misbruik.
Meer in het algemeen kan Zakenkantoor Van Haecke ertoe worden gebracht uw gegevens
voor andere doeleinden te verwerken in het strikte kader
van de uitvoering van uw verzekeringscontract of hypothecair
kredietdossier.
Krachtens de uitvoering van het verzekeringscontract of het
hypothecair kredietdossier is het mogelijk dat Zakenkantoor Van Haecke bepaalde
van uw gegevens aan derden moet meedelen (met inbegrip van
maar niet beperkt tot experten, artsen, verzekeraars, herverzekeraars,
advocaten ...). Zakenkantoor Van Haecke draagt die gegevens over conform de
geldende privacyregelgeving (zie hieronder, hoofdstuk 6).
5.3 Het gerechtvaardigd belang van Zakenkantoor Van Haecke
Zakenkantoor Van Haecke verwerkt uw gegevens eveneens voor de voortzetting
en behartiging van haar gerechtvaardigd belang zoals hierna
beschreven. Zakenkantoor Van Haecke streeft ernaar een juist evenwicht te bewaren
tussen haar legitieme en uw fundamentele rechten en vrijheden,
waaronder met name uw recht op de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer.
Daarom kan Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens verwerken:
- om nieuwe producten of diensten te ontwikkelen die interessant
kunnen zijn voor klanten;
- de organisatorische doeltreffendheid van Zakenkantoor Van Haecke versterken of
optimaliseren;
- de veiligheid, bescherming en follow-up van personen garanderen;
- de bescherming van Zakenkantoor Van Haecke -goederen garanderen en ze voor
rechterlijke instanties verdedigen;
- risico’s helpen beheren;
- inbreuken zoals fraude, witwassen van geld en terrorisme
voorkomen;
- de follow-up van het klachtenbeheer verbeteren;
- toezicht en controle mogelijk maken via onafhankelijke controlefuncties;
- het personeel opleiden waarbij de leerstof wordt geillustreerd
aan de hand van reele situaties of via simulaties of rollenspelen, enz.;
5.4 Bijzonder gerechtvaardigd belang van Zakenkantoor Van Haecke: direct marketing
Als onderneming wil Zakenkantoor Van Haecke u een gepersonaliseerd aanbod kunnen
geven uit een ruim gamma van eigen verzekeringsproducten
of van derden. Hiervoor gaat Zakenkantoor Van Haecke over tot marktanalyses en
segmentaties van clienteel en prospecten op basis van verschillende
criteria alsook van uw persoonsgegevens in ons bezit. Zo
kan Zakenkantoor Van Haecke met name:
- uw persoonlijke situatie beoordelen, uw diverse interacties met
Zakenkantoor Van Haecke analyseren, uw internetgedrag bestuderen, het resultaat
en de doeltreffendheid van promoties, campagnes en andere
marketingactiviteiten analyseren om uw voorkeuren eruit af te
leiden en u producten en diensten voor te stellen die u zouden
kunnen interesseren;
- tevredenheidsenquetes uitvoeren om uw interesse voor bepaalde
producten en diensten in te schatten.
5.5 Uw toestemming voor de verzending van elektronische communicatie
Zakenkantoor Van Haecke kan uw elektronische contactgegevens, namelijk uw mobiel
telefoonnummer en e-mailadres, verwerken om u indien van
toepassing elektronische berichten te sturen met informatie, reclame,
geschenken, gepersonaliseerde voorstellen of alle andere
vormen van direct marketing. In dat geval vraagt en registreert
Zakenkantoor Van Haecke uitdrukkelijk en specifiek uw voorafgaande toestemming,
behalve in de gevallen waarbij Zakenkantoor Van Haecke bij wet die elektronische
berichten zonder uw toestemming mag verzenden.
Op deze basis en binnen de door de geldende wet bepaalde
limieten kan Zakenkantoor Van Haecke u dan elektronische berichten versturen met:
- reclame over haar verzekeringsproducten die u zouden kunnen
interesseren;
- evenals, in voorkomend geval, gepersonaliseerde reclame- of
promotieberichten voor derde adverteerders.
Op eerste verzoek en kosteloos zoals bepaald onder punt 9.4
kunt u zich echter te allen tijde verzetten tegen de verzending
van elektronische berichten voor directmarketingdoeleinden.
5.6 Verwerking van uw gevoelige gegevens
Aangezien het om gevoelige gegevens gaat (meer bepaald gezondheidsgegevens),
verwerkt Zakenkantoor Van Haecke die gegevens enkel occasioneel,
wanneer ze verplicht is krachtens een wetgeving of in het
kader van een geschil of als u uw toestemming hebt gegeven,
maar steeds met alle nodige voorzorgsmaatregelen.
Iedere persoon die onder onze verantwoordelijkheid werkt, is
gebonden door een geheimhoudingsplicht. Die plicht werd uitdrukkelijk
opgenomen in het integriteitsbeleid.
6 MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?
6.1 Beperkte uitbesteding van uw gegevens
Voor de verwerking van uw gegevens doet Zakenkantoor Van Haecke soms een
beroep op onderaannemers (hierna: ‘verwerkers’) in Belgie of
daarbuiten. Dit zijn personen of bedrijven die uw gegevens voor
rekening van Zakenkantoor Van Haecke verwerken krachtens een overeenkomst met
vermelding van de verplichtingen voor de verwerker om de veiligheid
en de vertrouwelijkheid van de gegevens te beschermen
en die bepaalt dat deze laatste enkel in opdracht van Zakenkantoor Van Haecke mag
handelen.
We vragen onze verwerkers dat ze de meegedeelde gegevens
veilig en vertrouwelijk verwerken en ze enkel gebruiken voor
de uitvoering van hun taken. Wij verbinden ons ertoe met deze
criteria rekening te houden bij de selectie van onze verwerkers.
Zakenkantoor Van Haecke verbindt zich ertoe enkel de gegevens mee te delen die de
verwerker nodig heeft voor de uitvoering van zijn opdracht.
De verwerkers van Zakenkantoor Van Haecke
Zakenkantoor Van Haecke doet een beroep op een hele reeks typische verwerkers van
de verzekeringssector om de verplichtingen ten aanzien van
haar verzekeringnemers/verzekerden of hypothecaire kredietnemers
na te komen.
Zo kan Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens overdragen aan verzekerings- en
herverzekeringsbemiddelaars met wie we samenwerken,
herverzekeraars, platforms voor het delen van informatie of het
verbeteren van operationele processen (Datassur, Informex), privedetectives
voor fraude-onderzoeken, incassobureaus, herstellers,
experten, technische adviseurs, advocaten en adviserende
artsen.
Zakenkantoor Van Haecke kan overigens een beroep doen op de volgende categorieen
van verwerkers:
- consultants,
- bureaus gespecialiseerd in marktonderzoeken, tevredenheidsenquetes,
- leveranciers van ICT-diensten,
- marketing- en communicatiebureaus,
- bedrijven gespecialiseerd in het archiveren en de toegang tot
informatie.
Verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’)
Als Zakenkantoor Van Haecke een beroep doet op verwerkers, worden de gegevens in
principe doorgestuurd naar de landen waar zich de gegevenscentra
van die verwerkers bevinden. Sommige van uw gegevens
kunnen buiten de EER terechtkomen.
Als volgens de Europese Commissie die landen onvoldoende
bescherming bieden, garandeert Zakenkantoor Van Haecke een adequaat beschermingsniveau
voor uw gegevens door een beroep te doen op de
standaard contractuele clausules van de EU of elk ander middel
dat garandeert dat uw gegevens overeenkomstig de wet worden
overgedragen en worden onderworpen aan verplichtingen
die grotendeels gelijk zijn aan deze die door de binnen de EER
geldende wetgeving zijn bepaald.
6.2 Overdracht naar andere derden
Als verzekeraar en kredietverlener moeten we in bepaalde
omstandigheden bepaalde van uw gegevens meedelen aan
overheidsinstanties, openbare instellingen, toezichthouders van
verzekeringsmaatschappijen (in Belgie of daarbuiten) en aan de
Ombudsman van de verzekeringen en banken.
7 HOELANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?
Wij gebruiken uw gegevens enkel voor de voornoemde doeleinden
en enkel voor de tijd die nodig is om die doeleinden
te verwezenlijken. Als alle doeleinden met betrekking tot uw
gegevens verdwijnen, en de archiveringsperiode is verstreken,
schrappen of anonimiseren wij uw gegevens.
Zakenkantoor Van Haecke bewaart uw gegevens gedurende de volgende periodes:
- Wanneer Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens verwerkt voor de uitvoering van
het contract, bewaart ze ze gedurende de hele looptijd van het
contract en de wettelijke en/of reglementaire verjaringstermijn
na het einde van het contract.
- Wanneer Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens voor de andere doeleinden verwerkt,
is het mogelijk dat Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens voor een langere
periode dan die van het contract verwerkt. In dat geval zal Zakenkantoor Van Haecke:
· de verwerking van uw gegevens tot het strikt noodzakelijke
voor de verwezenlijking van die doeleinden beperken;
· regelmatig de vereiste om uw gegevens te bewaren
herbeoordelen;
· wanneer de doeleinden dit toelaten met gepseudonimiseerde
gegevens werken.
Daarnaast bewaart Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens gedurende een archiveringsperiode
om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire
verplichtingen waaraan Zakenkantoor Van Haecke is onderworpen en aan de wettelijke
verjaringstermijnen, met name om bewijsredenen maar ook
om te antwoorden op eventuele informatieverzoeken van de
overheid.
8 VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID VAN UW GEGEVENS
8.1 Zakenkantoor Van Haecke neemt concrete maatregelen om uw gegevens te beveiligen
Zakenkantoor Van Haecke beschermt uw gegevens die onder haar toezicht staan
overeenkomstig de strikte normen die in de beleidslijnen en
procedures van Zakenkantoor Van Haecke zijn vastgelegd.
Afhankelijk van concrete situaties en de risicobeoordeling
nemen wij technische en organisatorische beschermingsmaatregelen
om de toegang, het verlies of de ongepaste verspreiding
van uw gegevens te vermijden en op te sporen. Encryptie, antivirussoftware,
firewalls, toegangscontroles, een strenge selectie
van het personeel en onze leveranciers zijn hiervan enkele
voorbeelden.
8.2 Beperkte toegang tot uw gegevens binnen Zakenkantoor Van Haecke
Zakenkantoor Van Haecke geeft enkel toegang tot uw gegevens aan bepaalde personen
op basis van hun activiteiten en uitsluitend indien die
gegevens relevant zijn voor de uitvoering van hun taken.
In de arbeidsovereenkomst van het personeel en in de contracten
van verwerkers is de naleving van de professionele
geheimhoudingsplicht opgenomen. Bovendien dienen zowel de
personeelsleden als de verwerkers het integriteitsbeleid van Zakenkantoor Van Haecke
na te leven evenals de veiligheidsvoorschriften om de vertrouwelijkheid
van uw gegevens te garanderen.
8.3 Schending van de informatiebeveiliging van Zakenkantoor Van Haecke
Bij een toevallige of onrechtmatige schending van de beveiliging
die de vernietiging, het verlies, een wijziging, een niet-toegelaten
verspreiding of toegang tot uw gegevens tot gevolg hebben,
zal Zakenkantoor Van Haecke alles in het werk stellen om de oorzaak van die schending
te identificeren en passende herstelmaatregelen te nemen.
Overeenkomstig de regelgeving zal Zakenkantoor Van Haecke u in bepaalde gevallen
inlichten over dat incident en het aan de Gegevensbeschermingsautoriteit meedelen.
9 WAT ZIJN UW RECHTEN?
Als gegevens die u toebehoren worden verwerkt, dan hebt u
rechten. Hierna vindt u meer uitleg over elk van die rechten
evenals informatie over hoe u ze kunt uitoefenen.
9.1 Toegangsrecht
U kunt te allen tijde vragen om een kopie van uw gegevens
die door Zakenkantoor Van Haecke worden verwerkt te raadplegen of te verkrijgen.
Dit recht omvat het feit dat u ons vraagt of wij uw gegevens
verwerken, voor welke doeleinden, de gegevenscategorieen, de
ontvangers met wie Zakenkantoor Van Haecke uw gegevens deelt.
Als u uw toegangsrecht uitoefent, bezorgen wij u een zo volledig
mogelijk overzicht van uw gegevens.
9.2 Recht op rectificatie
Als u vaststelt dat uw gegevens waarover wij beschikken
incorrect of onvolledig zijn, kunt u vragen om die gegevens te
corrigeren of aan te vullen.
9.3 Recht op wissing
Als u meent dat wij bepaalde van uw gegevens onterecht verwerken,
kunt u vragen dat die gegevens worden gewist. Al naargelang
het geval zullen wij al dan niet aan dit verzoek gevolg
geven, met name rekening houdend met de wettelijke bepalingen
die ons verplichten om die gegevens te bewaren of als ze
bijvoorbeeld nodig zijn voor de verdediging van een rechtsvordering
of nog afhankelijk van onze legitieme belangen.
9.4 Recht van bezwaar
In het kader van de verwerkingen zoals bedoeld in artikel 5.3 en
om redenen die met uw situatie te maken hebben, hebt u het
recht om u te allen tijde te verzetten tegen de verwerking van
uw gegevens. Zakenkantoor Van Haecke zal aan uw verzoek gevolg geven, tenzij er
legitieme en dwingende redenen zijn voor de verwerking die
prevaleren boven uw belangen, rechten en vrijheden, of voor de
instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen.
U kunt zich te allen tijde, op eerste verzoek en kosteloos, verzetten
tegen de verwerking van uw gegevens voor directmarketingdoeleinden.
Dit recht van bezwaar wordt uitgeoefend volgens de procedure beschreven onder punt 9.9.
9.5 Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties kunt u een recht op beperking van de verwerking
van uw gegevens hebben. Wanneer de verwerking werd
beperkt, zal Zakenkantoor Van Haecke, met uitzondering van de opslag, uw gegevens
nog enkel kunnen verwerken met uw toestemming, of voor de
instelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen,
of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke
of rechtspersoon, of nog om gewichtige redenen van algemeen belang.
9.6 Recht op overdraagbaarheid
U hebt het recht om te vragen dat de gegevens die u ons hebt
meegedeeld in elektronische vorm aan een derde van uw keuze
of uzelf worden overgedragen. We geven gevolg aan dat verzoek
binnen de grenzen van de wetgeving op de gegevensbescherming.
9.7 Recht om uw toestemming in te trekken
Als Zakenkantoor Van Haecke uw toestemming vraagt voor een verwerking, kunt u die
toestemming te allen tijde intrekken.
9.8 Recht niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op
geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit
Door de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer
kunt u zich verzetten tegen een uitsluitend op geautomatiseerde
verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden.
Om sneller op bepaalde van uw verzoeken te antwoorden,
Voert Zakenkantoor Van Haecke echter bepaalde gegevensverwerkingen en bepaalde
procedures volledig geautomatiseerd uit, zonder menselijke interventie.
Het besluitvormingsproces en de criteria die in aanmerking
worden genomen, zullen u worden meegedeeld. Als u echter
niet akkoord gaat met het resultaat van het proces kunt u altijd
contact opnemen met een van onze medewerkers of ons laten
weten waarom u het er niet mee eens bent.
9.9 Hoe uw rechten uitoefenen?
Om uw rechten uit te oefenen, stuurt u een gedateerd en
ondertekend schriftelijk verzoek met een recto-versokopie van
uw identiteitskaart naar onze functionaris voor gegevensbescherming
(‘DPO’) op het volgende postadres: Zakenkantoor Van Haecke, Functionaris
voor gegevensbescherming, Egemstraat 26, 8740 Pittem, of email: info@zakenkantoor-vanhaecke.be
9.10 Recht om klacht in te dienen
Als u een klacht hebt over de uitoefening van uw rechten, staan
onze medewerkers van het departement Klachtenmanagement
eveneens klaar om u te helpen, via e-mail: info@zakenkantoor-vanhaecke.be, per
brief, Klachtenmanagement, Egemstraat 26, 8740 Pittem of
telefonisch: 051/466382.
U kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit,
per brief naar Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via
mail naar commission@privacycommission.be of telefonisch op
het nummer + 32 2 274 48 00.
